Jakie są skutki pandemii?

 W wyniku pandemii wirusa SARS-CoV-2 i prób zapewnienia ludziom bezpieczeństwa, turystyka stała się najbardziej ograniczonym sektorem gospodarki ze wszystkich. Jedną z gałęzi turystyki jest branża MICE,
czyli Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions. Jak sama nazwa wskazuje, zajmuje się ona organizacją szeroko rozumianych wydarzeń, spotkań, konferencji i tym podobnych. Branży tej nie ominęło nałożenie restrykcji i licznych standardów bezpieczeństwa. Ta niezwykła
i niesprzyjająca sytuacja sprawiła, że konieczne było sięgnięcie po nowe rozwiązania technologiczne i kreatywne, dostosowując się jednocześnie do zaleceń rządzących oraz ogólnokrajowych norm sanitarnych.

Nie okazało się to jednak niemożliwe i dziś, po prawie dwóch latach od wybuchu pandemii
COVID-19, nie tylko wypracowano sprawdzone sposoby na organizację konferencji, ale
i nadano im nowe oblicze w postaci spotkań online bądź wydarzeń hybrydowych. 

 

Od czego zacząć?

 Korzystając z najnowszej technologii, jesteśmy w stanie przeprowadzić całe wydarzenie online. Jeśli zależy nam na zdrowiu gości i naszej reputacji, jest to najbezpieczniejszy sposób realizacji. Obecnie jednak, dzięki opracowaniu szczepionek, powoli wracają tradycyjne eventy stacjonarne. Decydując się na taki typ, trzeba pamiętać o spełnieniu norm bezpieczeństwa i wymogów,
które przy organizacji spotkania online nie są konieczne. Można także pójść o krok dalej i połączyć rozwiązania z obu tych kategorii, organizując konferencję hybrydowo. Dlatego w zależności
od pomysłu i środków, pierwsze, co trzeba zrobić, to wybrać między tymi trzema formami.

Jak przygotować konferencję stacjonarnie?

 Decydując się na organizację konferencji, w której goście nie będą uczestniczyć zdalnie, można natrafić na wiele przeszkód związanych z ryzykiem zarażenia się uczestników. Jak zapewnić
im bezpieczeństwo? O co zadbać? Co zrobić, gdy ktoś okaże się zarażony? To tylko niektóre pytania, które spędzają sen z powiek każdemu organizatorowi. Jednak nie pozostają one
bez odpowiedzi.

 Przede wszystkim podstawą jest zachowanie odpowiedniej odległości między uczestnikami, wynoszącej minimum 1,5 metra. W tym celu, jako lokalizację eventu, należy wynająć dużą, szeroką salę. Dysponując taką, jesteśmy w stanie zagwarantować zachowanie odstępu między ludźmi i znacznie zmniejszyć ryzyko zakażeń. Wybranie małej sali może przysporzyć nam tylko dodatkowych kłopotów i stresu. Można też podejść do tego od innej strony i zorganizować konferencję na otwartej przestrzeni w chociażby zielonym ogródku hotelowym. Będzie to jeszcze bezpieczniejsze od zachowania dystansu w zwykłej, zamkniętej sali. Sami goście również powinni być zadowoleni, o ile dopisze pogoda.

Koronawirus nie uniemożliwia także organizacji cateringu. Jest to możliwe i legalne, ale warto
przy tym zachować ostrożność. Cały personel powinien mieć maski i rękawiczki. Zamiast bufetu bezpieczniej jest przygotować indywidualne posiłki podawane do stolików bądź ustalić wcześniej, kto i jaki wybiera posiłek i mieć je przygotowane w podpisanych lunchboxach, jednocześnie zmniejszając ilość wyrzucanego jedzenia, jakie zazwyczaj zostaje po bufecie.Oczywiście, stoliki muszą również stać w znacznych odstępach od siebie. Natomiast sam serwis trzeba podzielić
na serwujących i sprzątających, co również zmniejszy ryzyko zakażenia. Odpady zaś przechowywać w zamkniętych pojemnikach.

 Na szczęście dla organizatorów większość hoteli zapewnia całkowitą dezynfekcję pomieszczeń,
w tym krzeseł, stołów i tym podobnych. Dbają o regularne czyszczenie  wszystkich powierzchni, odpowiedni standard toalet czy wentylację pomieszczeń. W bardziej ekskluzywnych hotelach można natrafić na powietrze filtrowane przy pomocy specjalnych lamp UV-C zabijających wirusy. Nie trzeba również martwić się o dezynfektory z płynem czy instrukcje sanitarne, które także przygotowuje hotel.

  Pamiętaj też, aby na bieżąco śledzić zmiany w przepisach, a szczególnie dopuszczalne limity osób w jednej sali. W zależności od sytuacji może to być np. 50% albo 75% standardowej liczby możliwych uczestników. Aktualnie (10.11.21) zgromadzenia mogą odbywać się legalnie bez limitu procentowego, a jedynie z odgórnym limitem 150 osób. Jednak osoby zaszczepione nie zaliczają się do tego limitu. Oznacza to, że organizacja większych wydarzeń jest możliwa, a jedynie liczba osób nie zaszczepionych nie może przekroczyć 150. Do limitu nie zalicza się także obsługi. Warto również wspomnieć, że nie ma ona prawa żądać okazania paszportu covidowego lub innego dowodu szczepienia. Pokazanie go może wynikać tylko z nieprzymuszonej woli osoby chętnej
do uczestnictwa w wydarzeniu. Nie oznacza to jednak, że organizator ma obowiązek wpuścić taką osobę. Bez dowodu szczepienia jest ona klasyfikowana jako niezaszczepiona, a jeśli w wydarzeniu uczestniczy już 150 innych niezaszczepionych osób, to na podstawie wymogu do przestrzegania limitu można odmówić uczestnictwa.

 Należy przy tym pamiętać, że każdego uczestnika obowiązuje nakaz noszenia maseczki, zachowanie odstępu oraz dezynfekcji rąk. Każdy gość ma także obowiązek zarejestrowania się jako uczestnik, aby w przypadku wykrycia osoby zakażonej, można było dotrzeć do reszty gości
i podjąć stosowne kroki. Zaleca się, aby również ktoś z obsługi lub osoba wyznaczona mierzyła temperaturę bezdotykowym termometrem.

 Co zaś zrobić w przypadku, gdy jedna z osób zacznie mocno kaszleć lub wystąpią u niej inne objawy i podejrzenie zakażenia koronawirusem? Przede wszystkim należy najpierw zadzwonić po odpowiednie służby, dzwoniąc na numer 999 lub 112 oraz powiadomić najbliższą powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną. Oczekuje się wtedy na przybycie transportu sanitarnego. Konieczne jest również postępowanie zgodnie z wytycznymi służb, do których zdecydujemy się zadzwonić. Następnie trzeba powiadomić obsługę obiektu, w którym odbywa się wydarzenie oraz zabezpieczyć listę gości. Jeśli zakażony uczestnik przebywał w pokoju hotelu, w którym miał miejsce event, można go w takowym odizolować do czasu przybycia służb (podobnie postępujemy z osobami mającymi bezpośredni kontakt z osobą u której podejrzewamy zakażenie). Taką osobę należy niezwłocznie odłączyć od reszty. Takie same zasady tyczą się pracowników obsługi. Zaleca się także ustalenie, w jakim obszarze przebywał uczestnik/pracownik oraz przeprowadzenie zgodnej z procedurami dezynfekcji, ze zwróceniem szczególnej uwagi na klamki, poręcze, uchwyty i tym podobne. Rekomenduje się także, aby jeszcze przed spotkaniem organizator wyznaczył osoby ds. przeciwdziałania COVID- 19, której zadaniem jest przygotowanie
i wdrożenie wszystkich niezbędnych procedur dotyczących incydentów w czasie trwania danego wydarzenia.

Nie zapomnij w tym wszystkim zadbać również o swoich pracowników. Wyposaż ich w rękawiczki
i maseczki oraz rozstaw w bezpiecznych odległościach od siebie.

 

Jak przygotować konferencję z transmisją online?

 Wybuch pandemii zmusił branżę MICE do przeniesienia wydarzeń do internetu. Narodziny modelu online to bez wątpienia jeden z nielicznych pozytywnych skutków pandemii. Wraz z eventami online, pojawiły się także konferencje hybrydowe. Jest to niespotykane wcześniej osiągnięcie branży eventowej, ponieważ od teraz w wydarzeniach stacjonarnych mogą uczestniczyć online również osoby chore, leżące w szpitalach, niepełnosprawne, dla których dotarcie i przebywanie
na konferencji mogłoby być trudne oraz osoby, które są w podróży czy nawet w innym kraju. Dzięki event’om online będą mogły wziąć w nich udział na żywo, bez względu na to, gdzie się znajdują. Natomiast osoby, które lubią przebywać wśród ludzi i doświadczać wszystkiego na żywo, również będą miały taką możliwość, dzięki hybrydzie wydarzeń stacjonarnych i online.

 Oczywiście najważniejsze przy organizacji takich wydarzeń jest zadbanie o aspekt techniczny. Jeśli decydujemy się skorzystanie z modelu online, radzimy, aby główną część wydarzenia
(na przykład wykłady prelegentów) zorganizować w wynajętym studiu lub sali. Nie tylko da to uczestnikom poczucie, że znajdują się na prawdziwej konferencji, ale pozwoli także na sprawniejsze kontrolowanie wszystkich potencjalnych awarii. W przypadku konferencji hybrydowej i jej transmisji online, też musimy wynająć salę, bądź korzystać z własnych pomieszczeń. Wtedy prelegenci oraz część uczestników jest stacjonarnie, a druga część zdalnie. Przy takiej formie mamy pod kontrolą wszystkie techniczne aspekty wydarzenia.

 Mówiąc o tym, mam na myśli między innymi oświetlenie, które w domu byłoby ubogie czy nieprofesjonalne. W studiu to nie prelegent decyduje o oświetleniu, a eksperci. Dodatkowo nie mamy do dyspozycji tylko jednej lampy na suficie, ale i oświetlenie kontrowe czy wypełniające,
a także różnego rodzaju blendy. Efekt i jakość obrazu sprawia, że wydarzenie nie wygląda amatorsko, a jest czymś profesjonalnym i zorganizowanym na poziomie. Dzięki temu uczestnik
nie musi mrużyć oczu, aby doszukiwać się niedoświetlonego lub prześwietlonego mówcy. Szczególnie jest to ważne i cenne dla osób z wadami wzroku.
 To samo tyczy się dźwięku. Wszystko musi być dobrze słyszalne i czyste w brzmieniu. Nie należy używać wbudowanego do laptopa mikrofonu ze średniej półki. Dla wysokiej jakości odbioru najlepiej użyć specjalistycznego mikrofonu, na przykład krawatowego. Poza tym w studiu czy w sali powinny znajdować się miksery, które zapewnią dobrą rejestrację dźwięku oraz jego czystość. Dobra jakość audio zamiast szumów zachęci widzów do dalszego oglądania.

 Istotną częścią każdego eventu online jest również platforma transmisyjna, z którą będziemy łączyć się my i nasi uczestnicy. Musi być ona sprawdzona, łatwa w dostępie i nieawaryjna. Polecamy tworzenie webinariów na narzędziach bez instalacyjnych opartych na przeglądarce
i działających niezależnie od środowiska informatycznego. Do tego polecamy system  REWOLE, który oferuje wiele praktycznych narzędzi do organizacji eventów online oraz jest w pełni dostosowany do każdego odbiorcy. Posiada również wiele dodatkowych i wartościowych funkcji jakich nie posiadają inne popularne platformy. Ważnym dla organizatora jest tutaj fakt czy będzie przeprowadzana wysyłka maili, czy chat ma być moderowany, czy treści będą tłumaczone na inne języki lub PJM. Niestety nie każda ogólnodostępna platforma posiada niezbędne funkcje,
do przeprowadzenia bardziej złożonych eventów.
Gdy już zdecydujemy się na wybór platformy, warto sprawdzić, czy wszystkie systemy działają poprawnie poprzez organizację próbnego spotkania. Ma to ogromne znaczenie dla powodzenia całego wydarzenia, ponieważ pozwala naprawić coś przed czasem lub wskazać, na co należy uważać podczas trwania konferencji.

 Pamiętaj przy tym, że organizując wydarzenie hybrydowe czy livestream, trzeba zaplanować wszystko tak, aby widzów zarówno przed komputerem jak i będących na miejscu, traktować równo. Muszą oni mieć zapewniony chociażby taki sam podgląd, dlatego niezwykle istotne jest ułożenie kamer i krzeseł. Każdy musi w równym stopniu skorzystać z twojego wydarzenia, więc zawsze o tym pamiętaj, podczas organizacji. Online’ny czy hybrydy muszą opierać się na zasadzie równowagi. Jeśli dla gości stacjonarnych zostały przygotowane jakieś atrakcje, musisz także pomyśleć o czymś dla gości przed ekranem. Jeśli uczestnicy mogą zadawać pytania, daj taką samą możliwość uczestnikom wirtualnym. Najważniejsze jest balansowanie między obiema grupami i uniknięcie pokrzywdzenia jednej z nich. Trzeba odpowiednio dostosować scenariusz wydarzenia zarówno do odbioru na żywo, jak i w internecie. Jest to trudne, ale nie niemożliwe,
a z pewnością opłacalne i cenne. 

 Nie można zapominać również o kreatywnym podejściu i możliwości aranżacji sali lub studia.
W domu ciężko jest rozstawić popularne ekrany LED’owe  lub inne elementy wystroju. A dekoracje te są ważne i jak najbardziej potrzebne, jeśli chcemy zaciekawić widzów oraz nadać całemu wydarzeniu odpowiedni klimat. W tym wszystkim najbardziej liczy się nasza pomysłowość i to,
jak zamierzamy podejść do przedstawienia całego eventu uczestnikom. Czy chcemy, aby nasz event był efektowny, czy może bardziej skupiony na treści z niego płynącej. Wszystko to zależy
od nas. Tylko nasza energia będzie w stanie sprawić, że uczestnicy również odczują ten zapał
i uśmiech na twarzy. To pewna forma sztuki, gdzie dzięki pewnym narzędziom trzeba przekazać odbiorcy emocje, jakie ma wywoływać nasze wymarzone wydarzenie. 

 

Konferencje z domu

 Oczywiście, przeprowadzenie konferencji lub szkolenia z domu nie jest niemożliwe, a jedynie przybiera inną formę. Ze spotkań online nie korzystają tylko profesjonalni organizatorzy,
ale również i “amatorzy”, jak chociażby nauczyciele, którzy przeprowadzają naukę zdalną dla swoich uczniów z warunków domowych przy ograniczonych środkach. Kamerka w laptopie dla takich osób jest jak najbardziej wystarczająca. Jeśli ktoś ma komputer stacjonarny, zawsze może ją dokupić i podłączyć. Jeśli mikrofon nie przetwarza dźwięku tak, jak powinien, również można dokupić osobny, wcale nie z najwyższej półki. Może być on nawet doczepiony do słuchawek, które również są ważne, gdyż niwelują one ryzyko przesteru i sprzężenia, a ich cena jest przyzwoita dla pojedynczych osób. Nawet samo oświetlenie nie jest problemem. Wystarczy pamiętać, aby nie siedzieć plecami do okna, ponieważ światło całkowicie zakłóci widok mówcy. W pewnych wypadkach można dopomóc sobie zwykłą, domową lampką skierowaną pod odpowiednim kątem. Najlepsze jest jednak światło dzienne. Największą trudnością dla osób takich jak nauczyciele jest tak naprawdę bariera technologiczna. Spotkania online to niezwykle praktyczne
i przyszłościowe rozwiązanie, ale niestety nie każdy sobie z nim radzi, co pokazały ostatnie lata. Zawiłości związane z uruchomieniem, ustawieniem i prowadzeniem spotkania mogą okazać się zbyt trudne dla wielu osób. Nasz zespół REWOLE prowadzi szkolenia z obsługi i organizacji takich wydarzeń, jak wykłady, szkolenia czy konferencje w szkołach i uczelniach. Uważamy, że może być to niezwykle pomocne i cenne dla osób, które chcą umiejętnie prowadzić swoje spotkania online bez zbędnych przykrości. Każdy czasem potrzebuje porady, czy wyjaśnienia, a my zawsze służymy pomocą.

 

Podsumowanie

 Pandemia Covid-19 przyniosła za sobą szereg zmian. Życie już nie będzie takie, jak dawniej. Jednak MICE jest branżą kreatywną i znalazła ona innowacyjne rozwiązanie dręczących ją problemów. Pozwalają nam one nie tylko organizować konferencje w tak trudnym czasie,
ale również wznieść je na zupełnie inny poziom, zachowując przy tym bezpieczeństwo otoczenia.