Ułatwienia dostępu

Scenariusz wydarzenia na żywo
- o czym muszę pamiętać ?

Czy scenariusz jest potrzebny?

Podczas planowania wydarzenia niezwykle ważny jest czas. Trzeba zadbać o wiele szczegółów, a termin zbliża się coraz szybciej. Czy zatem warto poświęcać czas na pisanie scenariusza lub planu działania? Czy nie prościej jest ułożyć sobie wszystko w głowie, oszczędzając przy tym kilka cennych godzin? Okazuje się, że warto tworzyć scenariusze.

Organizując wydarzenie na żywo, trzeba pamiętać, że nie będziemy jedyną osobą, która będzie zaangażowana w jego przygotowanie. W zależności do tego, jaki jest nasz pomysł na event, możemy potrzebować ekipy filmowej, cateringu, a może nawet ochroniarzy. 

Każda z tych grup musi dobrze znać swoje zadania, aby mogły one wykonać swoją pracę najlepiej, jak tylko potrafią. Słowne wydanie poleceń na najbliższych kilka godzin nie wystarczy. Ludzie mogą zapomnieć, pomylić się lub czegoś nie zrozumieć. Strategią na dobrze przeprowadzone wydarzenie jest precyzja i synchronizacja wszystkich jego elementów. Kluczowe są takie czynniki, jak czas i miejsce. Stworzenie scenariusza pozwala na prosty podział obowiązków i dobre rozłożenie ich w czasie, uwzględniając przy tym wszystkie niezbędne szczegóły. Również dla nas samych będzie on wskazówką, jakie rzeczy powinny po sobie następować i o co należy w danej chwili zadbać. Nikt nie jest nieomylny i przy takiej ilości szczegółów możemy popełnić błąd, co może być katastrofalne w skutkach. Dlatego dobrze napisany scenariusz wydarzenia jest niezbędny, aby przebiegło ono płynnie i spokojnie, bez niepotrzebnych nieporozumień lub wpadek.

Jaki powinien być dobry scenariusz?

Jednak często bywa tak, że pomimo napisanego scenariusza, przygotowania do wydarzenia to kompletny chaos. Catering przyjeżdża spóźniony o kilka godzin, ekipa filmowa nie wie, gdzie może się rozstawić, a kluczowe momenty eventu są ciągle zmieniane. Czy jest to wina poszczególnych osób i braku profesjonalizmu? Czasem tak. Jednakże w większości przypadków jest to wina źle zrobionego scenariusza. Dobry scenariusz musi być przede wszystkim zrozumiały. Nie może zawierać długich i obszernych opisów. Scenariusz jest dokumentem operacyjnym dla wszystkich zespołów, dlatego musi zawierać krótkie i czytelne polecenia. Każdy musi wiedzieć, na czym polega jego zadanie, mając przy tym możliwość szybkiego przypomnienia sobie o szczegółach poprzez przysłowiowe rzucenie okiem na scenariusz. W przeciwnym razie może dojść do nieporozumień i pomyłek. 

Może również zdarzyć się, że z różnych powodów trzeba będzie zmienić scenariusz. Co wtedy należy zrobić? Najlepiej, gdyby wszystkie zespoły posiadałyby go w formie elektronicznej. Wtedy, jeśli byłby to plik aktualizujący się na bieżąco w tak zwanej chmurze, wystarczy wysłać powiadomienie o zachodzących zmianach. Jeśli nie jest to plik tego typu, należy jak najszybciej przesłać wszystkim nowy harmonogram. Scenariusze w formie elektronicznej — a nie drukowanej — pozwalają na sprawniejsze ich aktualizowanie, dlatego należy opierać się na tej formie dokumentu. Zapewni to dostęp do najnowszej wersji planu działania. Poza tym taki scenariusz jest zawsze pod ręką, a to istotne i pomocne. Jednymi z najpopularniejszych aplikacji do tworzenia scenariuszy w zorganizowany sposób jest Celtx oraz iAWriter. Ten ostatni wyróżnił się nieobecnymi w innych aplikacjach na rynku funkcjami „typewrite mode” i „focus mode”. Oczywiście każdy powinien jednak szukać takiej aplikacji, na której będzie mu się najłatwiej pracowało.

Co powinien zawierać ?

Dobry scenariusz powinien być nie tylko odpowiednio napisany, ale i zawierać niezbędne dla skutecznej organizacji elementy, bez których przeprowadzenie jakiegokolwiek eventu byłoby niemożliwe. 

Najważniejsze jest określenie preferowanego sposobu komunikacji oraz udostępnienie danych kontaktowych organizatorów i wszystkich osób odpowiedzialnych za poszczególne części realizacji. Należy podać ich imiona, nazwiska, numery telefonu i adresy mailowe. 

Drugim kluczowym elementem jest harmonogram – precyzyjna co do minuty rozpiska prac przygotowawczych, wydarzeń i tak zwanych prac poeventowych, czyli demontażowych. To w nim pisze się krok po kroku szczegóły i godzinę poszczególnych etapów programu, na przykład atrakcji, przerw na jedzenie, czy czasu wolnego dla gości, jeśli jest takowy przewidziany. Uwzględnione muszą tu być również zespoły, agencje i partnerzy, którzy biorą udział w przygotowaniach. Każdy musi mieć podany w odpowiednim miejscu swój zakres kompetencji i obowiązków. Ważne jest także, aby podać kolejność występujących osób. Ułatwi to na przykład tworzenie napisów w trakcie streamu (gdy wydarzenie jest transmitowane), jak i również pomoże ocenić, czy wszystko przebiega w odpowiedniej kolejności. Harmonogram to też miejsce, w którym nie tylko określa się czas przybycia, ale i godzinę tak zwanej gotowości operacyjnej, czyli kiedy dany zespół ma być gotowy do działania. Przy ustalaniu godziny gotowości operacyjnej, należy wziąć pod uwagę takie aspekty jak godzina przybycia ekipy, szacowany czas rozłożenia sprzętu oraz przygotowania się samego zespołu do działania (na przykład czas na przebranie się). 

Kolejnym istotnym punktem każdego scenariusza jest opis procedur. Należy poświęcić osobne miejsce w scenariuszu na określenie postępowania, na przykład w przypadku pojawienia się gościa specjalnego albo w razie zmiany pogody. Wszystko musi zostać przemyślane, aby zapobiegać wpadkom. W tym punkcie powinno się też określić tak zwane sytuacje ryzyka, czyli na przykład, gdy ktoś zemdleje lub zostanie ranny. Muszą zostać wyznaczone osoby odpowiedzialne za pomoc poszkodowanym, a nawet konieczne może być utworzenie całej grupy do spraw zarządzania ryzykiem. Należy przeanalizować wszystkie możliwe zagrożenia, występujące podczas eventu i opracować plan zapobiegania lub pomocy, gdyby do takiego doszło. Mówiąc o ryzyku, trzeba także pamiętać, że to nie tylko sytuacje zagrożenia, ale również sytuacje nagłe, których się nie spodziewaliśmy i które nie powinny się wydarzyć. Dobrym przykładem jest, chociażby konieczność szybkiej zmiany prowadzącego. Warto myśleć również o takich rzeczach z wyprzedzeniem, aby nie szukać nikogo na ostatnią chwilę. W przeciwnym razie pozostaje tylko improwizacja, która potrafi zburzyć całą organizację scenariusza. Dlatego zawsze warto mieć Plan B. Może to być inna osoba prowadząca lub zastąpienie jednego wystąpienia drugim. Wszystko zależy od naszej sytuacji i pomysłowości.  Innym przykładem, jak zarządzać ryzykiem, może być nasza interwencja przy przedłużającym się przemówieniu, które wykracza poza harmonogram, naruszając go przy tym. Czy powinniśmy przerwać wystąpienie, czy może się dostosować? Optymalnym rozwiązaniem byłoby połączenie tych dwóch opcji. Tutaj na ratunek może przyjść dobrze wyszkolony moderator wydarzenia. Takie osoby wiedzą jak płynnie i kulturalnie przejść do kolejnej części wydarzenia. My sami powinniśmy poprosić uprzednio, jeszcze przed eventem, o kopię tekstu wystąpienia i porównać go z naszym harmonogramem, wprowadzając przy tym odpowiednie korekty, w celu zapobiegania takim incydentom. Jednak jeśli mimo to harmonogram zostanie i tak naruszony, można na przykład skrócić przerwę albo poprosić następnego mówcę o szybsze tempo mowy. Wszystko, byle odzyskać stracony czas. W naprawdę skrajnym przypadku można wykreślić pewien najmniej istotny element z następnego wystąpienia. Najważniejsze w każdym takim incydencie jest, aby zachować zimną krew, spojrzeć w nasz scenariusz i znaleźć rozwiązanie.  

Jak przygotować się do pisania scenariusza?

Czego by jednak nie mówić, w całym procesie tworzenia scenariusza to my jesteśmy najważniejsi. Ci, którzy go tworzą. Własne przygotowanie, zdobycie wiedzy, ale i kreatywności i pomysłowość, są tym, co tworzy scenariusze i całe wydarzenia. Na początku najważniejsza jest koncepcja. Musimy zadać sobie pytanie: „Co tak naprawdę chcemy stworzyć?”. Dopiero wtedy będziemy mogli przejść do tworzenia i udoskonalania naszego projektu. Co za tym idzie, trzeba też wyznaczyć rodzaj i cel wydarzenia.

Ważne jest również na początku, aby dowiedzieć się jak najwięcej o miejscu, w którym zamierzamy zlokalizować nasz event. Decydującym o powodzeniu czynnikiem jest odpowiednie ustawienie wszystkich zespołów i uczestników. Pozycja grupy filmowej i ich kamer, miejsca dla cateringu, siedzenia dla gości, czy odległość od przewidzianych atrakcji. Wszystkie elementy muszą tworzyć jedną spójną całość, która przełoży się na sukces wydarzenia. 

Równie istotne jest, aby określić uczestników eventu. Czy będą to na przykład dzieci, czy dorośli? Kobiety czy mężczyźni? Jest to niezwykle istotne, ponieważ przekłada się na takie rzeczy jak catering czy atrakcje. Wielu uczestników może również potrzebować dodatkowego wyposażenia. Na przykład osoby niepełnosprawne będą potrzebować niezbędnej pomocy, a wegetarianie – potraw bezmięsnych. Nasza wiedza o nich i uprzednie zaplanowanie to jeden z wielu warunków udanego wydarzenia. 

Poza określeniem uczestników powinno się również poznać osoby prowadzące. Polega to na zrobieniu krótkiej biografii przedstawianych osób. Jest to kolejne ułatwienie podczas pilnowania kolejności, ale również nieoceniona pomoc przy tworzeniu podpisów na streamie lub nagraniu. Dlatego taka biografia powinna zawierać imię i nazwisko, zajmowane stanowisko oraz zdjęcie. Wtedy możemy być pewni, że nie pomylimy nikogo na naszym wydarzeniu. 

Ponadto, aby nasz event przebiegł prawidłowo, trzeba zadbać o sprawną komunikację. W trakcie małych wydarzeń na niewielkiej przestrzeni często wystarczy do kogoś podejść. Jednak na bardziej złożonych i ambitnych eventach należy zapewnić sobie szybki kontakt z poszczególnymi zespołami. Praktycznym rozwiązaniem mogą być słuchawki używane przez ochroniarzy. Są one małe i skuteczne. W parze z nimi dobrze jest zastosować program, który umożliwi kontakt ze wszystkimi dzięki jednemu, głównemu komputerowi. 

Pamiętaj również o odpowiednim wyważeniu i doborze atrakcji. Nie może być ich za mało, gdyż wydarzenie stanie się nużące. Jednak nie może być ich także za dużo, ponieważ goście muszą mieć czas na przykład na jedzenie i chwilę odpoczynku. Należy też wziąć pod uwagę porę dnia. Jeśli wszystko odbywać się będzie wieczorem, a ludzie będą po pracy, mogą nie być skłonni do wysiłku fizycznego lub psychicznego. W takim wypadku należy zapewnić im bierną rozrywkę. I na odwrót. Dobór odpowiednich atrakcji do stanu gości to gwarancja ich satysfakcji. 

Podsumowanie

Każda z powyższych rzeczy składa się na jeden cel: sukces. Co prawda można uznać, że jedne są mniej lub bardziej istotne i zasługują na mniej, lub więcej naszej uwagi i miejsca w scenariuszu. Jednak tak samo prawdą jest to, że uwzględnienie wszystkich tych elementów w planie wydarzenia przekłada się na świetnie zorganizowany, przemyślany i udany event. Im więcej zaplanujesz, im więcej szczegółów rozważysz, tym lepiej dla ciebie. Dlatego warto pisać scenariusze. Dla organizacji pracowników, satysfakcji uczestników oraz własnego, świętego spokoju. Dobry scenariusz to dobre wydarzenie. 

WERSJA DŹWIĘKOWA

WERSJA W JĘZYKU MIGOWYM

Odtwórz wideo
error: Content is protected !!